Comment bien s’intégrer quand on démarre un nouveau boulot en télétravail

Article initialement publié le 18 novembre 2020

Les premiers jours dans une nouvelle entreprise ou dans une nouvelle équipe ça n’est jamais simple. C’est un peu comme la rentrée des classes : on doit se familiariser avec un nouvel environnement, des nouveaux codes et plein de nouveaux visages.

Cette année, le Covid-19 corse encore le jeu. Si vous avez réussi à trouver un job en pleine pandémie (bien joué !), vous allez peut-être débarquer dans une nouvelle entreprise à 100% en télétravail.

Impossible de faire le tour des bureaux pour se présenter, de rejoindre un groupe pour déjeuner à la cantine ou de zoner à la machine à café pour se mettre à niveau sur les derniers ragots d’entreprise.

S’intégrer dans une nouvelle équipe : le rôle du manager

Comment faire alors pour s’intégrer auprès de ses nouveaux collègues ? J’ai demandé conseil à Marie-Laure Deschamp, coach en développement personnel et professionnel, et ancienne chargée de développement RH dans une grande entreprise.

Elle m’a d’abord rappelé une dimension essentielle : lorsque vous débarquez dans une nouvelle entreprise, c’est la responsabilité de votre manager de préparer votre arrivée et de vous aider à vous intégrer au sein de l’équipe, au moins professionnellement.

« De nombreuses entreprises ont mis en place des parcours d’intégration, mais ce n’est pas toujours le cas, alors rappelons les bases pour les managers. Le jour où on accueille un collaborateur ou une collaboratrice, la priorité c’est son arrivée. Ça veut dire qu’on ne peut pas la laisser plantée à son bureau.

En présentiel, c’était déjà hyper important, mais ça l’est encore plus dans cette période hyper particulière où la nouvelle personne n’a peut-être jamais mis les pieds physiquement dans l’entreprise ! »

Marie-Laure Deschamp, coach en développement personnel et professionnel

L’idéal est donc de contacter en amont la nouvelle recrue pour lui expliquer un peu comment son premier jour va se passer, lui donner son matériel informatique, ses codes d’accès, etc.

Si jamais votre futur·e manager ne fait pas cette démarche, n’hésitez pas à le ou la contacter vous-même quelques jours avant le démarrage de votre contrat.

« L’idée c’est que l’on soit le plus détendu possible en sachant comment ça va se passer », ajoute Marie-Laure Deschamp qui suggère aux managers de prévoir un entretien en début de matinée puis un autre en fin de journée pour faire un bilan et savoir comment s’est passé cette première journée.

Des rendez-vous virtuels en tête-à-tête pour faire connaissance

« On peut aussi prévoir un mail ou une vidéo de bienvenue, et pourquoi pas un trombinoscope de l’équipe avec des petits portraits sympas de tout le monde. C’est important aussi de prévoir rapidement une réunion d’équipe : pas pour faire le tour des dossiers, mais pour se présenter en visio et que la nouvelle personne recrutée puisse mettre un visage sur les noms. »

Marie-Laure Deschamp, coach en développement personnel et professionnel

Une fois la première prise de contact effectuée, n’hésitez pas en tant que dernière arrivée à demander à chaque membre de l’équipe un rendez-vous virtuel (même rapide) pour faire un peu mieux connaissance.

Marie-Laure Deschamp conseille de soigner la posture que l’on va adopter à cette occasion.

« Dans une journée d’intégration physique, on peut avoir tendance à se mettre en avant pour prouver qu’on est la bonne personne pour ce poste et ce n’est pas forcément une bonne idée. Là, à distance, il faut encore plus se mettre en posture d’écoute : Que pourrais-tu me raconter pour que je comprenne mieux ton parcours et tes missions ?

On a tout à apprendre du job et de la personne avec qui on va travailler. La priorité c’est là où on va, pas là d’où on vient. »

Pour la coach, il peut même être pertinent de préparer l’entretien en listant ses questions à l’avance pour tirer le maximum du temps imparti. On peut par exemple se renseigner sur la manière dont ce collègue préfère que l’on communique avec lui.

Démarrer un nouveau job en télétravail et bien communiquer

À distance, il faut en effet réussir à bien utiliser les différents outils de communication à disposition : le mail, le téléphone, la messagerie instantanée… L’idée étant de trouver un bon équilibre entre trop communiquer (et agacer ses collègues) et ne pas assez communiquer (et louper des infos ou rester bloquée sur certains points).

« Sauf urgence, il faut éviter d’interpeller sans arrêt ses collègues. Ça peut vite être perçu comme insupportable », met en garde Marie-Laure Deschamp qui conseille d’adopter la stratégie suivante :

« Quand j’ai des questions, je les note et sauf point bloquant (si j’ai pas l’info, ma journée est plantée) j’attends la fin de la journée pour envoyer ma liste de questions en indiquant éventuellement celles qui sont prioritaires. »

En matière de communication, il est également beaucoup plus compliqué de décrypter le langage non verbal à distance. Or, quand on débarque dans une nouvelle entreprise, on passe souvent par une phase d’observation pour comprendre les dynamiques internes de l’équipe. Qui prend systématiquement la parole pour répéter ce que ses collègues viennent de dire ? Qui est vraiment décisionnaire sur ce sujet ? Qui a l’air très agacée par la boss ? Etc.

À distance, il faut se baser sur d’autres indices pour mener ce genre d’enquête : les boucles de mails (qui est mis en copie ?), les réunions d’équipe en visio, les fils de discussion sur Slack, etc.

S’intégrer au boulot avec des pauses café virtuelles

Enfin, n’hésitez pas à proposer à votre nouvelle équipe de prendre des pauses cafés virtuelles ensemble régulièrement pour créer un lien un peu plus informel. Quinze minutes en début de journée ou d’après-midi où l’on parle de tout sauf du boulot suffisent généralement.

Ces temps d’échange à distance peuvent même créer des opportunités qui n’auraient pas existé en présentiel, comme l’a noté Marie-Laure Deschamp.

« Dans une entreprise où ces pauses café virtuelles ont été instituées, une ancienne collègue m’a confié que cela lui avait permis de faire connaissance avec le nouvel alternant arrivé récemment. Elle a réalisé qu’elle le connaissait désormais mieux que s’ils avaient été tous au bureau sans ces pauses cafés « obligatoires » en équipe. »

Preuve que tout n’est pas négatif dans cette période ultra bizarre pour celles et ceux qui bossent en télétravail à 100%.

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Crédit photo : Image tirée de la série Working Moms

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