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Le guide ultime pour préparer (et réussir) son entretien annuel d’évaluation

Nous avons demandé à une coach de nous donner des conseils pratiques pour bien préparer l'entretien annuel d'évaluation et réussir ce passage souvent redouté par les salarié·es.

Temps de lecture : 7 minutes

Si l’entretien annuel d’évaluation crée chez toi une certaine appréhension et que tu ne sais pas trop comment gérer ce rituel du début d’année en entreprise, suis les (excellents) conseils glanés auprès de Marion de la Forest Divonne, coach et autrice du livre Réinventer sa vie professionnelle… quand on vient de la commencer.

Installe-toi confortablement avec une boisson chaude, il y a plein de trucs à dire !

1 – Ça sert à quoi au fait un entretien annuel d’évaluation ?

Commençons d’abord par faire une petite distinction entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel qui est obligatoire d’un point de vue légal pour tous les salariés, et ce, tous les deux ans, et doit permettre d’évoquer les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.

La possibilité de faire des entretiens annuels d’évaluation centrés sur les compétences et la performance des salariés est bien prévue par le Code du Travail, mais ils restent facultatifs, sauf pour certaines conventions collectives qui l’ont rendu obligatoire.

Reste que dans la plupart des entreprises, ces entretiens annuels ont bien lieu et se déroulent généralement de janvier à avril. Menés par le ou la supérieure hiérarchique direct, ils ont trois objectifs principaux :

  • Faire un bilan de l’année qui vient de s’écouler
  • Évaluer la performance et les compétences des salariés en fonction des objectifs fixés précédemment
  • Définir les nouveaux objectifs pour l’année à venir 

2 – Comment se préparer à l’entretien annuel d’évaluation ?

Même si tu es adepte de l’improvisation, Marion de la Forest Divonne te conseille de prendre un peu de temps en amont de l’entretien pour t’y préparer. Et ça tombe bien, puisque tu es généralement prévenue en avance de sa tenue…

Pour te préparer, commence par relire tes objectifs fixés lors du précédent entretien annuel ou lors de ton embauche (notamment grâce à ta fiche de poste). Demande-toi si tu les as atteints ou non, et pourquoi ? Quelles difficultés as-tu rencontrées ? Comment les as-tu éventuellement surmontées ?

Ensuite, liste toutes tes réussites de l’année (contrats décrochés, événement organisés, retours positifs de clients, etc). C’est hyper important pour pouvoir mettre en valeur ton travail pendant l’entretien, je t’explique plus bas comment faire.

Je te conseille d’enchaîner avec l’auto-évaluation de tes compétences, soit en t’appuyant sur la grille fournie par ton ou ta manager, soit en réfléchissant aux compétences que tu utilises au quotidien dans ton travail (ou que tu pourrais utiliser si tu les avais…).

Enfin, il est temps de réfléchir à tes besoins et envies pour l’année à venir, afin de pouvoir formuler des demandes pendant ton entretien. N’oublie pas non plus de penser à ton projet professionnel et aux nouveaux objectifs que tu aimerais te fixer, cela te permettra de pouvoir les suggérer pendant l’entretien.

3 – Quelle attitude adopter pendant l’entretien annuel d’évaluation ?

Ça y est, tu as pris un peu de temps pour réfléchir et faire des listes au calme sur ton cahier ou sur ton ordinateur ? Il est maintenant temps de te donner quelques conseils pour l’entretien en lui-même.

Essaye d’abord de voir l’entretien annuel, non pas comme un examen, mais plutôt comme un moment de bilan et d’échange, qui peut servir de tremplin pour l’année qui vient.

L’idée est donc de l’aborder avec une attitude détendue et constructive, en se mettant dans une posture d’écoute, orientée vers les solutions plutôt que la plainte (même si parfois, franchement, on aurait toutes les raisons du monde de râler).

« Il y a deux écueils à éviter pendant l’entretien », explique Marion de la Forest Divonne. « La prétention (qui, même si je n’aime pas faire de généralités, est une attitude moins courante chez les femmes) et l’excès de perfectionnisme qui peut mener à l’auto-dévalorisation (plus répandue). La posture la plus juste c’est de savoir se donner de la reconnaissance sur les choses qu’on a réussies et savoir être clairvoyant sur les points où l’on pourrait s’améliorer ».

Et si tu as un peu de mal à prendre du recul sur toi-même et sur ton travail, tu peux t’appuyer sur les feedbacks que tu as reçus pendant l’année de la part de tes collègues, managers, clients ou autres interlocuteurs.

Fais aussi attention à la manière dont tu présentes les choses pour ne pas te tirer de balle dans le pied toute seule… L’idée n’est pas de mentir ou de noyer le poisson (tu le dis quand tu en as marre des expressions pourries), mais de tourner les choses de manière positive.

Exemple : ne dis pas « Je n’ai pas été au top sur ce sujet » mais « J’aimerais m’améliorer dans tel domaine ».

Un peu comme lui

4 – Comment gérer des critiques pendant l’entretien annuel d’évaluation ?

À moins que tu ne sois vraiment l’employée de la décennie, il y a des chances pour que ton ou ta manager émette quelques critiques négatives sur ton travail pendant l’entretien (oui, je sais, on dit « axes d’améliorations » en langage corporate). Comme ce n’est pas forcément hyper agréable, surtout si tu es atteinte du syndrome de la bonne élève, voici quelques pistes pour y faire face.

La première étape, c’est d’abord d’anticiper ces critiques lorsque tu fais ton auto-évaluation en amont de l’entretien. Cela te permet d’être préparée pour y répondre et pour proposer des solutions (une formation, un accompagnement, une réorganisation du travail, etc).

Ensuite, essaye de ne pas prendre la critique de façon personnelle, en te disant que c’est le taf de ton ou ta manager de t’aider à progresser dans ton travail. Bon, ça c’est plus ou moins facile à faire, parce qu’il existe malheureusement des managers qui font mal leur boulot et ne savent pas formuler leurs critiques de manière constructive.

Si tu es dans ce cas, voici une stratégie en 4 étapes pour remettre de la constructivité dans l’entretien, en prenant l’exemple d’une critique un peu vague du style : « tu n’es pas professionnelle ».

  1. Reformule la critique pour te donner le temps d’encaisser le choc et de souffler >>> « Tu penses que je ne suis pas assez professionnelle dans mon travail ? »
  2. Demande des exemples ou des faits concrets et objectifs pour mieux comprendre la critique (le tout, sans être sur la défensive ou agressive) >>> « Qu’est-ce qui te fait dire cela ? Est-ce que tu aurais un exemple pour m’aider à mieux comprendre ? »
  3. Si tu trouves la critique fondée et appuyée par des exemples, tu peux la reconnaître (sans t’excuser) >>> « Je comprends, merci pour tes explications, je n’avais pas conscience de ce problème. » Si tu ne comprends toujours pas la critique malgré les éléments avancés par ton ou ta boss, ou si elle te paraît injuste, regarde ce que suggère Marion un peu plus bas.
  4. Demande des pistes de solutions pour t’améliorer. « Est-ce que tu as des idées pour améliorer les choses ? Comment pourrais-je progresser d’après toi ? ».

« L’objectif face aux critiques, c’est de ressortir avec quelque chose de constructif et des pistes pour améliorer la situation », explique Marion de la Forest Divonne. Si on est surpris par la critique ou qu’on a du mal à comprendre ce qui la justifie (étape 3), c’est peut-être parce qu’elle parle des besoins cachés de l’autre. Par exemple, si mon manager me reproche de ne pas être professionnelle parce qu’il trouve que je n’ai pas fait mon maximum avec un client, alors que j’estime avoir fait ce qu’il faut, je peux essayer de mieux comprendre ce qui le contrarie en émettant des hypothèses. « Quand tu me dis que je ne fais pas mon maximum, est-ce que c’est parce que tu as peur que l’on perde ce client ? » On remonte ainsi à l’origine de la critique pour repartir sur quelque chose de plus constructif. »

5 – Comment mettre en valeur ses réussites pendant l’entretien annuel d’évaluation ?

Normalement, le sujet de tes réussites pendant l’année écoulée devrait être abordé par ton ou ta manager au fil de l’entretien. Mais si ce n’est pas le cas, n’hésite pas à l’amener toi-même sur la table, c’est vraiment le moment idéal pour faire reconnaître ton travail (même si c’est un truc plus dur à faire en général pour les Français·es que pour les Américain·es par exemple).

Si tu t’es bien préparée, tu dois avoir une liste de réussites plus ou moins longue. Sélectionne les plus significatives parmi elles (entre 1 et 3), et réfléchis pour chacune :

  • à l’objectif initial et à l’enjeu derrière
  • à ce que tu as mis en œuvre pour l’atteindre
  • aux difficultés rencontrées et à comment tu les as surmontées
  • au résultat concret obtenu.

« Le dernier point est le plus important ! », explique Marion de la Forest Divonne. « Quand tu présentes tes réussites à ton manager, il faut que tu lui donnes des chiffres ou des faits pour attester de ton succès, ou si tu n’en as pas, au moins des éléments qualitatifs, comme des verbatims de retours clients ou de collègues par exemple. »

N’hésite pas, enfin, à faire preuve d’enthousiasme quand tu parles de tes succès et à évoquer aussi les projets en cours qui se déroulent bien.

6 – Comment négocier une augmentation (ou d’autres trucs) pendant son entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation est en général le moment idéal pour négocier des choses avec ton ou ta manager et formuler des demandes (même si tu peux bien sûr demander un entretien n’importe quand dans l’année pour en parler).

Je ne vais pas détailler spécifiquement la question de la négociation salariale et de la demande d’augmentation puisque j’ai déjà écrit un article sur le sujet, mais je vais plutôt te donner une liste de toutes les choses que tu peux négocier pendant un entretien annuel.

  • Une augmentation de salaire, une prime ou un bonus
  • Une mobilité géographique ou de poste
  • Un changement de missions ou de nouvelles responsabilités
  • Un aménagement des horaires de travail
  • Un (ou plusieurs) jours de télétravail
  • Une formation, un coaching
  • Un congé sabbatique/sans solde
  • Des avantages en nature (voiture de fonction, etc)
  • Une embauche dans l’équipe (stagiaire, alternant, création de poste…)
  • Un changement dans l’environnement de travail ou son organisation (nouveau bureau, nouveau matériel, logiciel, outil, etc)
  • Un changement dans la relation avec le ou la manager (avoir des points plus réguliers, plus de feedbacks, etc).

Une fois que tu as identifié ton ou tes besoins/envies, je te conseille de bien affuter tes arguments, de réfléchir au contexte de l’entreprise/du service et d’anticiper les éventuelles objections de ton ou ta manager.

« Plus on va être renseignés et précis sur ce que l’on veut, plus on se donne des chances de l’obtenir », assure Marion de la Forest Divonne. C’est aussi hyper important d’identifier le besoin que ma demande veut satisfaire (et qui est bien sûr entendable par mon manager, car cela met du sens derrière une requête qui peut éventuellement en manquer à première vue ».

Et si tu veux vraiment être ultra efficace en formulant ta demande, la coach te conseille d’utiliser une méthode en 4 étapes issue de la communication non)-violente.

  1. Constat >>> « Je suis très souvent interrompue dans mon travail par mes collègues ».
  2. Sentiment / Ressenti >>> « Cela me frustre de ne pas pouvoir consacrer des plages de concentration importante à mes dossiers ».
  3. Besoin >>> « J’ai besoin de gagner en productivité en ayant moins de sollicitations extérieures ». 
  4. Demande >>> « Serais-tu d’accord pour m’accorder une journée de télétravail par semaine pour pouvoir avancer au calme sur tel ou tel dossier important ? »

Enfin, n’oublie pas de finir ta demande en te renseignant sur les prochaines étapes : « Quand penses-tu pouvoir me donner une réponse sur ce point ? Est-ce qu’on peut caler dès maintenant un nouveau point dans un mois pour que tu me donnes ta décision ? ». L’idée est de ne pas rester dans le flou artistique concernant ta demande à la fin de l’entretien.

Et voilà, avec tout ça, tu devrais être bien armée pour devenir une déesse de l’entretien annuel d’évaluation ! N’hésite pas à partager tes propres conseils ou expériences dans les commentaires. Et s’il te reste des questions, je suis toute ouïe !

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Le dernier commentaire

6 Fev 2020, à 20:19
@Lily02 Demande à ton responsable ou aux RH si il y a un support d'entretien. J'imagine que c'est assez courant car tous mes entretiens étaient fait en s'appuyant sur un questionnaire (déjà pré-complété de mon côté et par mon chef, séparément) unique pour toute la boite.
 
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